Assistant Facilities Manager

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pJLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. /ph3Role Purpose /h3pReporting to the Facilities Manager and working as part of the overall Facilities Team, the Assistant Facilities Manager will manage a range of soft services and provide the necessary support to ensure the efficient and effective running of the site. /ph3What this job involves /h3ulliManaging the team providing first line soft services to the site(s), including reception, mail operations, meeting events, cleaning, waste recycling, vending food services. /liliMonitoring and maintaining office equipment and supplies, ensuring constant availability of necessary resources. /liliManaging and maintaining regular contact and meetings with relevant vendors to report on issues, recommendations and cost estimates. /liliWeekly walk‑rounds with the vendor cleaning manager ensuring cleaning quality standards are maintained. /liliManaging Trouble Ticket (Remedy) requests through the helpdesk system, interfacing with internal customers and actioning queries promptly in line with service level agreements. /liliManaging daily health safety issues, maintaining regular scheduled meetings and records of the fire and safety teams, fire drills, safety equipment and training. /liliTravel and visitors' support, interfacing with locally approved hotels and assisting Client global travel hotel managers in information gathering and communicating up‑to‑date information to staff. /liliAssisting in the organizing of internal and external Client events. /liliManaging the quality of conferencing facilities and meeting spaces. /liliManaging food and kitchen facilities, providing direction to housekeeping staff. /liliRaising purchase orders and managing related administrative procedures. /liliManaging Wiki pages and other communication channels for the site(s). /liliDeputising and providing cover for Building Operations Engineer or Facilities Manager when appropriate. /liliResponsible for all other duties and tasks as assigned, ensuring flexibility and continuous operational support. /li /ulh3To apply you need to have: /h3ulliKnowledge of the Facilities/Office Services Coordinator role and its operational dynamics. /liliPrevious experience working in a high‑profile corporate environment and demanding contexts. /liliPrevious reception or hospitality experience with public‑facing competencies.



/liliEducation at diploma or degree level. /liliProblem‑solving skills and proactive approach to daily challenges. /liliGood decision‑making abilities and operational autonomy. /liliExcellent written and verbal communication skills in Italian and English. /liliSpreadsheet and word processing competencies. /liliCustomer‑focused mindset with strong emphasis on service quality. /liliGood interpersonal skills and team‑oriented attitude. /liliAssertiveness and ability to handle complex situations professionally. /liliAttention to detail and precision in task execution. /liliFluent Italian and English language. /li /ulh3Scopo del Ruolo /h3pRiportando al/alla Facilities Manager e operando come parte integrante del Team Facilities, l'Assistant Facilities Manager gestirà una gamma di servizi soft e fornirà il supporto necessario per garantire il funzionamento efficiente ed efficace del sito. /ph3Cosa prevede questo lavoro /h3ulliGestione del team che fornisce servizi soft di primo livello al/ai sito/i, inclusi reception, gestione posta, organizzazione meeting ed eventi, pulizie, gestione rifiuti e riciclo, servizi vending e ristorazione. /liliMonitoraggio e manutenzione delle attrezzature e forniture d'ufficio, garantendo la disponibilità costante delle risorse necessarie. /liliGestione e mantenimento di contatti e incontri regolari con i fornitori pertinenti, per riferire su problematiche, raccomandazioni e stime dei costi. /liliIspezioni settimanali con la figura responsabile delle pulizie del fornitore, assicurando il mantenimento degli standard qualitativi delle pulizie. /liliGestione delle richieste tramite Trouble Ticket (Remedy) attraverso sistema helpdesk, interfacciandosi con la clientela interna e rispondendo prontamente alle richieste in linea con gli accordi sui livelli di servizio. /liliGestione quotidiana delle questioni di salute e sicurezza, mantenendo riunioni programmate regolari e documentazione dei team antincendio e sicurezza, esercitazioni antincendio, equipaggiamenti di sicurezza e formazione. /liliSupporto viaggi e visitatori, interfacciandosi con gli hotel approvati localmente e assistendo le figure responsabili globali viaggi e hotel del Cliente nella raccolta di informazioni e nella comunicazione di aggiornamenti al personale. /liliAssistenza nell'organizzazione di eventi interni ed esterni del Cliente. /liliGestione della qualità delle strutture per conferenze e degli spazi per riunioni.



/liliGestione delle strutture alimentari e cucine, fornendo indicazioni al personale addetto. /liliEmissione di ordini di acquisto e gestione delle procedure amministrative correlate. /liliGestione delle pagine Wiki e altri canali di comunicazione per il/i sito/i. /liliSostituzione e copertura per Building Operations Engineer o Facilities Manager quando appropriato. /liliResponsabilità per tutti gli altri compiti e attività assegnati, garantendo flessibilità e supporto continuo alle operazioni. /li /ulh3Ti riconosci in questo profilo? /h3ulliConoscenza del ruolo di Facilities/Office Services Coordinator e delle sue dinamiche operative. /liliEsperienza precedente di lavoro in un contesto aziendale di alto profilo e contesti esigenti. /liliEsperienza pregressa in reception o nel settore hospitality, con competenze di gestione del pubblico. /liliIstruzione a livello di diploma o laurea. /liliCapacità di problem-solving e approccio proattivo alle sfide quotidiane. /liliBuone capacità decisionali e autonomia operativa. /liliEccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale in italiano e inglese. /liliCompetenze nell'utilizzo di fogli di calcolo e programmi di elaborazione testi. /liliOrientamento alla clientela e forte focus sulla qualità del servizio. /liliBuone capacità interpersonali e attitudine al lavoro di squadra. /liliAssertività e capacità di gestire situazioni complesse con professionalità. /liliAttenzione ai dettagli e precisione nell'esecuzione delle attività. /liliPadronanza fluente dell'italiano e dell'inglese. /li /ulpEstimated compensation for this position: 33.500 – 37.000 EUR per year /ppEstimated compensation for this position: 33,500.00 – 37,000.00 EUR per year /ppLocation: On-site –Milano, ITA /ppJones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page. /ppWe take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely. For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement. For additional details please see our career site pages for each country. /p #J-18808-Ljbffr

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