Executive Assistant & Office Manager
Pubblicato il 19-10-2026 - ISLA in Palermo
Informazioni sul lavoro Executive Assistant & Office ManagerInvii la sua candidatura dopo aver letto i requisiti di competenza e qualifica per questa posizione, riportati di seguito.Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficioSiamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.Responsabilità:Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli,
alloggi e itinerari.Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'aziendaCoordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.Gestione dell'ufficio:Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed snello.Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.Coordinarsi con i fornitori di servizi.Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demanialiPunto di contchì e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazioneMantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.Competenze e qualifiche:Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante TeamsystemCapacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.Capacità di lavorare in modo indipendente e in team. xysqume Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)#J-18808-Ljbffr