Document Controller

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Parte del Gruppo MoOngy, Agap2 è presente sul mercato europeo in 14 paesi con servizi di consulenza ingegneristica impiantistica. Dal 2018, Agap2 Italia opera sul territorio nazionale nei seguenti settori: Energy, Oil&Gas;, Steel, Hydrogen, Power Generation, Construction.

ABOUT THE ROLE - DOCUMENT CONTROLLER

Siamo alla ricerca di un/una Document Controller è responsabile della gestione, organizzazione, distribuzione, archiviazione e tracciabilità della documentazione di progetto, assicurando che tutti i documenti siano correttamente registrati, aggiornati e disponibili agli stakeholder autorizzati.

La figura opererà all'interno di progetti Oil & Gas, EPC, Engineering, Procurement e Construction, collaborando con Project Management, Engineering, Procurement, Construction, Quality, Clienti, Contractor e Subcontractor.

Sede di lavoro:

Assago (MI)

Principali responsabilità:

- Gestire il sistema di Document Control del progetto in conformità alle procedure aziendali e ai requisiti contrattuali del cliente.
- Registrare, classificare, revisionare e archiviare la documentazione tecnica e gestionale di progetto.
- Gestire il Document Register / Master Document List (MDL), assicurandone l'aggiornamento e la corretta tracciabilità.
- Controllare revisioni, status, transmittal e distribuzione dei documenti.
- Preparare e gestire i Document Transmittals verso Cliente, Contractor, Subcontractor e altri stakeholder.
- Monitorare le scadenze relative alla documentazione e sollecitare i responsabili in caso di ritardi.
- Verificare che i documenti siano conformi ai requisiti di formato, codifica, revisione e metadata previsti dal progetto.
- Gestire il processo di document submission, review, comment resolution e resubmission.
- Assicurare la corretta archiviazione della documentazione elettronica e, ove richiesto, cartacea.




- Mantenere aggiornati i database e i sistemi di gestione documentale aziendali e di progetto.
- Supportare il team di progetto nella gestione di Engineering Documents, Vendor Documents, Procurement Documents, Quality Records, Construction Records e As-Built Documentation.
- Gestire la documentazione proveniente da fornitori e subcontractor, verificandone completezza e corretta trasmissione.
- Supportare la preparazione e il controllo della documentazione necessaria per le fasi di Mechanical Completion, Commissioning, Handover e Project Close-Out.
- Collaborare con il team Quality per garantire la corretta gestione dei documenti e dei Quality Records.
- Garantire la riservatezza e il corretto accesso alla documentazione secondo le procedure di progetto.
- Partecipare, quando richiesto, a meeting di progetto relativi alla gestione documentale e alla pianificazione delle consegne.

Requisiti:

- Diploma o laurea, preferibilmente in ambito tecnico, ingegneristico o gestionale.
- Esperienza di 5–10 anni in ruoli di Document Control, Project Administration o Project Support, preferibilmente nel settore Oil & Gas, Energy, EPC, Engineering & Construction.
- Buona conoscenza dei processi di gestione documentale all'interno di progetti complessi.
- Familiarità con documentazione tecnica, engineering e procurement.
- Buona conoscenza di Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook.




- Esperienza con sistemi di Document Management / EDMS quali Aconex, SharePoint, ProjectWise, OpenText o sistemi equivalenti costituisce un plus.
- Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
- Capacità di lavorare con documenti sottoposti a procedure di revisione, approvazione e distribuzione.
- Precisione, organizzazione e forte attenzione ai dettagli.
- Capacità di lavorare sotto pressione e di rispettare scadenze stringenti.
- Buone capacità comunicative e di coordinamento con interlocutori interni ed esterni.

La retribuzione per questo ruolo è compresa tra 35.000 € e 40.000€.

La posizione è inquadrata nell’ambito del CCNL Commercio e Terziario applicato dalla nostra società.

Il posizionamento all’interno del range sarà definito in base alle competenze tecniche, all’esperienza specifica nel ruolo e agli esiti del processo di selezione, secondo criteri oggettivi e neutri.

In presenza di profili con caratteristiche eccezionali rispetto al range indicato, potrà essere valutata una revisione previa approvazione interna.

The world needs you

AGAP2 è un equal opportunities employer: crediamo che tutte le forme di diversità siano fonte di arricchimento reciproco. Ci impegniamo a garantire un atmosfera di lavoro inclusivo, nel quale ogni singola risorsa possa apportare un valore unico alla nostra realtà. Pertanto, accogliamo candidature senza distinzione di età, genere, nazionalità, disabilità, orientamento sessuale, religione o stato civile.

Inoltre, teniamo fede ai nostri impegni prestando attenzione alle risorse appartenenti alle categorie protette ai sensi degli articoli 1 e 18 della Legge 68/99.

I dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679.

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