Office Assistant
Pubblicato il 21-10-2026 - SUNTIMES in Milano
CHI SIAMO
Siamo SUNTIMES:: un’agenzia creativa indipendente con sede a Milano e La Spezia, oggi tra le top 10 agenzie creative indipendenti più grandi d’Italia. Un team di 70 persone che ogni giorno lavora con un approccio olistico alla comunicazione, integrando Strategy, Creativity, Content e Media.
Non siamo una semplice agenzia: siamo un partner strategico con un mindset imprenditoriale. Viviamo ogni progetto come se fosse nostro, con proattività, visione e responsabilità. Il nostro mantra? Dare sempre un +1 – qualcosa in più, sempre.
Lavoriamo con brand leader come SMEG, Enervit e Lenovo e costruiamo con loro progetti che hanno un impatto concreto sulle persone e sul business. Crediamo nell’AI come leva di crescita reale per portare l’intelligenza artificiale dentro i processi creativi nostri e dei nostri partner.
IL RUOLO
Stiamo cercando un Office Assistant da inserire all’interno del nostro team Finance, con un ruolo trasversale a supporto della gestione degli uffici e dell’ufficio acquisti.
Sarai il punto di riferimento per l’organizzazione quotidiana degli spazi di lavoro, affiancando anche il team HR nelle attività di supporto alle persone.
COSA FARAI
Area Facilities
- Attività di back office (gestione documentale e archiviazione)
- Accoglienza dei clienti e predisposizione delle sale riunioni
- Gestione delle spedizioni e dei ritiri (prenotazioni, DDT, resi)
- Contatto con i fornitori esterni per la risoluzione di problematiche tecniche, garantendo la corretta funzionalità degli uffici
- Gestione e monitoraggio delle scorte di materiali di consumo, cancelleria e forniture per l’ufficio
- Coordinamento della manutenzione ordinaria e straordinaria degli spazi e delle attrezzature
- Supporto nell’organizzazione logistica di eventi interni, meeting e visite di clienti e fornitori
- Controllo e mantenimento degli archivi, sia fisici che digitali
Ufficio Acquisti
- Supporto all’ufficio acquisti nella gestione degli ordini e nei rapporti con i fornitori
- Richiesta e comparazione di preventivi per la selezione dei fornitori più adatti
- Predisposizione e monitoraggio degli ordini di acquisto (buoni d’ordine, conferme d’ordine)
- Aggiornamento e mantenimento dell’anagrafica fornitori e dell’archivio della contrattualistica di acquisto
Area FInance/HR
- Supporto al team nelle fasi di onboarding e offboarding dei dipendenti (predisposizione di badge e device insieme all’HD)
- Supporto alle attività amministrative
COSA CERCHIAMO
Esperienza
- Gradita precedente esperienza, anche minima, in ruoli di back office, reception o supporto amministrativo
- Interesse per l’ambito acquisti e la gestione dei fornitori
Competenze
- Ottima conoscenza del Pacchetto Office e della suite Google
- Buona conoscenza della lingua inglese
- Curiosità verso gli strumenti digitali e le soluzioni di intelligenza artificiale applicate ai processi di ufficio
Mindset
- Ottime capacità di problem solving
- Proattività ed intraprendenza
- Capacità di team working
- Affidabilità, precisione e puntualità
- Attenzione al dettaglio, utile nella gestione di ordini e fornitori
PERCHÈ SUNTIMES
- Un ruolo dinamico e trasversale in una delle agenzie indipendenti più dinamiche d’Italia.
- Un team di 70 persone con un’identità forte
- Un AI Lab attivo e una cultura interna orientata all’esplorazione e alla sperimentazione creativa.
- Portfolio clienti stimolante, con brand leader in settori diversi.
- Sede nel cuore di Milano sui Navigli e a La Spezia, in uno spazio di lavoro – il SUNSPACE – pensato per ispirare.
- Formazione, eventi, percorsi di crescita professionale e personale.
WHAT WE OFFER
- Tirocinio di 6 mesi (con possibilità di rinnovo)
- Rimborso spese 600€
- Buoni pasto da 7€
- Smartworking 1gg/settimana