Executive Assistant
Pubblicato il 22-10-2026 - Professione Volare in Forlì
Professione Volare e' una scuola di volo per piloti di linea dal 1994, basata all'aeroporto di Forli.
Cerchiamo un'Executive Assistant per il nostro CEO con un ruolo di supporto nella gestione amministrativa del personale.
Il ruolo di Assistente di Direzione è primario mentre circa il 30% del tempo è dedicato alla gestione del personale ( permessi, ferie e presenze) con il supporto del consulente del lavoro ed in coordinamento con il team amministrativo ed operativo.
Executive assistance (circa 70%):
- Coordinamento tra la Direzione ed i vari reparti ed uffici della società Gestione agenda, appuntamenti, viaggi e logistica del CEO/Direzione
- Filtro e gestione della corrispondenza e delle comunicazioni, interne ed esterne Preparazione di riunioni: ordini del giorno, materiali, verbali e follow-up
- Redazione e revisione di documenti, presentazioni e report
- Gestione di scadenze, priorità e attività in sospeso
- Cura delle relazioni con partner, fornitori e stakeholder
- Archiviazione e riservatezza di documenti e informazioni sensibili Gestione amministrativa del personale (circa 30%)
- Raccolta, verifica e approvazione operativa delle richieste di ferie, permessi e assenze tramite l'app di gestione del team (TeamSystem)
- Monitoraggio mensile delle presenze e verifica della correttezza dei dati registrati Gestione di saldi ferie, ROL, banca ore e malattie
- Trasmissione puntuale dei dati al consulente amministrativo/del lavoro per l'elaborazione dei cedolini
- Coordinamento con il consulente su adempimenti, comunicazioni, scadenze e quesiti in materia di lavoro
- Supporto alla gestione di assunzioni,
cessazioni e variazioni contrattuali (raccolta documenti, onboarding amministrativo)
- Aggiornamento e presidio dell'app, con segnalazione di anomalie o incongruenze
- Rispetto di CCNL, policy interne e normativa sulla privacy (GDPR) Strumenti
- App di gestione team/presenze (Teamsystem)
- Suite Office/Google Workspace
- Agenda, e-mail e strumenti di videoconferenza
Requisiti
Esperienza precedente come executive assistant o in ruoli di segreteria di direzione e analoghi Conoscenza di base della gestione amministrativa del personale (ferie, permessi, presenze, struttura del cedolino)
Ottima padronanza dell'italiano scritto e parlato;
buona conoscenza dell'inglese
Elevata riservatezza Precisione e capacità di gestire più priorità in Autonomia, proattività e capacità di relazione a vari livelli Competenza digitale e facilità di apprendimento di nuove piattaforme
Titoli preferenziali
Esperienza di assistenza alla direzione in PMI o ambienti internazionali
Esperienza pregressa con app di gestione presenze/HR.
Cosa offriamo
Ruolo di fiducia a stretto contatto con la Direzione
Ambiente vivace e in crescita
- Inquadramento e retribuzione commisurati all'esperienza
Retribuzione: €24.000,00 - €36.000,00 all'anno
Disponibilità al pendolarismo o al trasferimento:
- Forlì, Emilia-Romagna: Poter raggiungere agevolmente la sede lavorativa o avere intenzione di trasferirsi prima di iniziare il lavoro (Obbligatorio)
Esperienza:
- Assistente di direzione/Executive Assistant: 2 anni (Obbligatorio)
Lingua:
- Inglese fluente (Obbligatorio)
Sede di lavoro: In presenza