Office Manager

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Questa posizione è in Lavoropiù

Il processo di selezione sarà interamente gestito Lavoropiù.

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Dettaglio offerta di lavoro

Luogo di lavoro:

BOLOGNA (BO)

Tipo di contratto:

Tempo determinato

Orario:

Tempo completo

Fascia di RAL:

Fino a 25.000 € la retribuzione verrà quantificata sulla base di criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere e alle pertinenti disposizioni del contratto collettivo applicato in relazione alla posizione.

Descrizione del ruolo

Lavoropiù Spa, filiale di San Lazzaro, ricerca per azienda cliente inserita nel settore tessile: un/una Office Manager La risorsa sarà responsabile del funzionamento efficiente dell'ufficio attraverso una serie di mansioni amministrative, finanziarie, di risorse umane (HR) e di gestione della struttura (facilities). Questa posizione riporta all'Head of Sales – Southern Europe. RESPONSABILITÀ PRINCIPALI Amministrazione:

- Accoglienza clienti/visitatori e gestione del centralino telefonico
- Gestione di posta, pacchi, corrieri e spedizionieri
- Classificazione e archiviazione
- Gestione della corrispondenza e delle richieste di informazioni
- Preparazione di lettere e report
- Implementazione e mantenimento delle procedure e dei processi amministrativi dell'ufficio
- Garantire una comunicazione efficace con la sede centrale EMEA (Regno Unito)

Finanza e Contabilità:
- Collegamento con lo studio commerciale/consulente del lavoro esterno e con il dipartimento finanziario della sede centrale
- Elaborazione delle fatture passive (fornitori): controllo, follow-up e rendicontazione
- Gestione dei rapporti con l'istituto bancario e gestione delle carte di credito aziendali
- Controllo e rendicontazione delle spese (carte di credito e contanti)

Risorse Umane (HR):




- Interfaccia con il nostro studio di consulenza del lavoro italiano e con il dipartimento HR della sede centrale
- Supporto alle attività di reclutamento (recruitment) in caso di necessità
- Gestione delle buste paga: preparazione, controllo e invio
- Amministrazione dei fornitori locali di benefit aziendali
- Coordinamento delle procedure di inserimento (onboarding) e uscita (offboarding) del personale

Servizi Generali (Facilities):
- Garantire il regolare funzionamento dell'ufficio (servizi, attrezzature, forniture, pulizia, stoccaggio)
- Interfaccia con il dipartimento IT della sede centrale e con il fornitore IT esterno, se necessario
- Mantenere e garantire che le politiche di salute e sicurezza siano aggiornate
- Ordinare articoli di cancelleria e arredamento (per l'ufficio e per i rappresentanti commerciali)
- Garantire una solida gestione dei contratti con i fornitori e i prestatori di servizi
- Gestione della flotta aziendale: coordinamento della telefonia (fissa e mobile) e dei veicoli con la società di leasing
- Ottimizzazione dei costi e negoziazione dei contratti

Gestione Eventi:
- Organizzazione e prenotazione di trasporti e alloggi per il team italiano in caso di necessità
- Prenotazione di viaggi per le riunioni di vendita EMEA
- Prenotazione di viaggi per le esigenze del team

Requisiti

- Persona organizzata, rigorosa, dinamica, propositiva e autonoma
- Affidabile e con spiccata capacità di gestire informazioni riservate
- Esperienza nell'amministrazione d'ufficio
- Forti doti comunicative
- Fluente in italiano e in inglese

Si offre contratto di lavoro a tempo determinato ma a scopo stabilizzazione. Orario di lavoro full time da lunedì a venerdì in fascia centrale. RAL compresa tra 25k e 30k. La ricerca ha carattere di urgenza

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