Executive Assistant

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Per nostro importante cliente operativo nel settore aerospace e difesa ricerchiamo un/a Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette (Art 1 L 68/99) su Roma.

La risorsa fornirà supporto operativo, organizzativo e amministrativo al Top Management, garantendo una gestione snello delle attività quotidiane, delle relazioni con stakeholder interni ed esterni e dell'organizzazione di incontri ed eventi strategici. Opererà in un contesto internazionale caratterizzato da elevata complessità organizzativa e da frequenti interazioni con clienti, fornitori, partner industriali e istituzioni.

Principali responsabilità

Supporto al Management

- Gestire l'agenda del management, pianificando appuntamenti, riunioni e trasferte.
- Organizzare meeting nazionali e internazionali, predisponendo la documentazione necessaria.
- Filtrare e gestire la corrispondenza in entrata e in uscita.
- Preparare presentazioni, report, verbali e documentazione direzionale.
- Assicurare il monitoraggio delle scadenze e il follow-up delle attività assegnate.

Organizzazione viaggi e trasferte

- Pianificare trasferte nazionali e internazionali, inclusi voli, hotel, trasporti e richieste di visto.
- Predisporre itinerari dettagliati e documentazione di viaggio.
- Gestire note spese e pratiche amministrative correlate.

Relazioni interne ed esterne

- Fungere da punto di riferimento tra il management e le diverse funzioni aziendali.
- Interfacciarsi con clienti, fornitori, istituzioni e partner strategici.
- Gestire informazioni sensibili e riservate garantendo il massimo livello di discrezione.





Supporto ai progetti

- Collaborare al coordinamento di iniziative e progetti strategici.
- Raccogliere e consolidare dati e informazioni per meeting direzionali.
- Monitorare avanzamenti, scadenze e azioni correttive condivise con il management.

Attività amministrative

- Archiviare e mantenere aggiornata la documentazione aziendale.
- Supportare i processi amministrativi e di procurement ove richiesto.
- Garantire l'efficienza dei processi di segreteria e office management.

Requisiti

- Laurea triennale o magistrale, preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o umanistiche.
- Almeno 2 anni di esperienza nel ruolo di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a supporto del top management.
- Costituisce titolo preferenziale l'esperienza maturata nei settori Aerospace, Defence, Aviation, Engineering o High-Tech.
- Inglese fluente (livello C1/C2), scritto e parlato.
- La conoscenza di una seconda lingua straniera rappresenta un plus.
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams).
- Familiarità con strumenti di collaborazione e videoconferenza.
- Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
- Precisione e forte attenzione al dettaglio.
- Capacità di lavorare sotto pressione e di gestire priorità multiple.
- Ottime doti relazionali e comunicative.
- Flessibilità e adattabilità in contesti internazionali.

Sede di Lavoro: Roma (Zona Tiburtina)

Si offre contratto di 12 mesi in somministrazione

Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026

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