Office Assistant

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La risorsa sarà inserita all'interno dell'organizzazione con il ruolo di Office Assistant / Executive Assistant, con responsabilità di supporto organizzativo e operativo al General Counsel e, più in generale, al Management aziendale. In particolare, si occuperà di: Gestione delle attività di Office Management e supporto organizzativo alle attività aziendali. Supporto diretto al CEO, COO e General Counsel nella gestione delle attività quotidiane, degli impegni e delle priorità. Gestione delle agende, pianificazione e coordinamento di appuntamenti, call, riunioni, eventi e incontri interni ed esterni. Organizzazione e preparazione delle riunioni aziendali, inclusa la predisposizione di documentazione, presentazioni e materiali necessari. Organizzazione e gestione delle trasferte di lavoro del Management, inclusa la prenotazione e il coordinamento di voli, treni, hotel e transfer. Preparazione, revisione e impaginazione di presentazioni aziendali, report, documenti e materiali destinati a meeting interni ed esterni. Supporto alle attività di marketing e comunicazione, inclusa la gestione dei social media, la creazione e l'aggiornamento dei contenuti, il mantenimento dei contenuti del sito web, le presentazioni corporate e le attività promozionali. Gestione dei rapporti con i fornitori di servizi generali necessari al funzionamento dell'ufficio. Coordinamento dell'organizzazione dell'ufficio, degli approvvigionamenti e dei materiali di consumo. Supervisione dei servizi esterni relativi alla pulizia, manutenzione e organizzazione degli spazi di lavoro,



al fine di garantire un ambiente ordinato, efficiente e funzionale. Gestione e organizzazione delle sale riunioni, delle visite e degli incontri con clienti, consulenti, partner e altri interlocutori esterni. Gestione e smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni generali. Gestione e aggiornamento della rubrica aziendale e dei contatti professionali. Supporto al coordinamento delle attività tra Management, team aziendali e interlocutori esterni. Collaborazione con i diversi membri del team nella gestione di progetti, iniziative e attività speciali. Gestione della documentazione e delle informazioni aziendali con un elevato livello di riservatezza e discrezione. Supporto alle ulteriori esigenze organizzative e operative necessarie a garantire il corretto ed efficiente funzionamento dell'ufficio. Riporto diretto al General Counsel. Laurea o titolo di studio equivalente. Esperienza pregressa, anche breve, in ruoli di Office Assistant, Executive Assistant, Personal Assistant o posizioni analoghe. Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint. Ottima capacità di gestione di agende, appuntamenti, meeting,



trasferte e priorità. Italiano madrelingua o conoscenza equivalente. Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua spagnola, scritta e parlata. Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata. La conoscenza della lingua tedesca costituisce un plus. Ottime capacità organizzative e di pianificazione. Capacità di gestire contemporaneamente più attività, interlocutori e scadenze. Precisione, affidabilità e forte attenzione ai dettagli. Elevato livello di riservatezza e discrezione, considerata la natura delle informazioni gestite. Ottime capacità relazionali e comunicative, anche nell'interazione con interlocutori senior ed esterni all'azienda. Proattività, autonomia e capacità di problem solving. Flessibilità e capacità di adattarsi rapidamente alle priorità aziendali. Ottime presentation skills e particolare attenzione alla qualità formale di presentazioni e documenti. Contratto: Tempo pieno. Sede di lavoro: Roma. Data di inserimento: da definire. Agevolazioni: Buoni pasto. Ingenium è un'azienda specializzata nello sviluppo e finanziamento di progetti nel settore della Transizione Energetica, con oltre 15 anni di esperienza. Il Gruppo Ingenium opera prevalentemente in Italia e Spagna e Germania e dispone di un portfolio di oltre 2500 MW di progetti attualmente in sviluppo o in gestione. In continua e sostenibile crescita, Ingenium opera attraverso un team internazionale attivo in Italia, Spagna e altri mercati.

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