Assistente di direzione

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Assistente di Direzione e Responsabile Comunicazione Azienda: PadanaTubi Riporto gerarchico: CEO – Amministratore Delegato Relazioni funzionali principali: Board of Directors, responsabili di funzione, HR e interlocutori esterni Area di riferimento: Direzione / Comunicazione aziendale 1. Missione del ruolo Garantire un supporto organizzativo, operativo e relazionale all'AD/CEO, contribuendo alla sua efficacia attraverso la gestione dell’agenda, delle riunioni, delle trasferte, dei flussi informativi e del monitoraggio degli impegni direzionali. Assicurare inoltre il coordinamento e la realizzazione delle iniziative di comunicazione interna ed esterna di PadanaTubi, contribuendo alla coerenza dei messaggi, alla qualità dei contenuti, alla diffusione delle informazioni aziendali e al rafforzamento dell’immagine e della reputazione dell’azienda. Il ruolo agisce come punto di raccordo tra la Direzione, le funzioni aziendali e gli interlocutori esterni, assicurando riservatezza, continuità operativa, rispetto delle priorità e delle scadenze, nel quadro degli indirizzi e delle deleghe ricevute. 2. Responsabilità principali A. Supporto al AD/CEO e coordinamento direzionale Supporto al AD/CEO e coordinamento direzionale
• Gestione dell’agenda e delle priorità del CEO: organizzare appuntamenti, riunioni, trasferte e impegni, ottimizzando la pianificazione e gestendo eventuali cambiamenti e urgenze.
• Preparazione delle riunioni direzionali: predisporre convocazioni, agende, documentazione di supporto e presentazioni, raccogliendo preventivamente le informazioni necessarie dai responsabili coinvolti.
• Supporto al Board of Directors: fornire supporto organizzativo e documentale per le riunioni del Consiglio di Amministrazione, in coordinamento con l'AD/CEO e con le funzioni competenti, assicurando la disponibilità tempestiva dei materiali e il monitoraggio delle azioni concordate. La verbalizzazione e la gestione degli adempimenti societari sono svolte secondo le responsabilità formalmente assegnate.
• Follow-up delle decisioni e degli impegni: monitorare le attività concordate durante le riunioni direzionali,



raccogliere aggiornamenti dai responsabili e segnalare eventuali ritardi, criticità o necessità di intervento.
• Predisposizione di documenti direzionali: elaborare e aggiornare report, presentazioni, sintesi, note informative e altri materiali necessari al processo decisionale dell'AD/CEO.
• Gestione dei flussi informativi: assicurare che le informazioni rilevanti siano raccolte, organizzate e trasmesse in modo accurato e tempestivo, facilitando il coordinamento tra l'AD/CEO e le funzioni aziendali.
• Gestione delle informazioni riservate: trattare documenti, comunicazioni e informazioni aziendali e personali con la massima discrezione, nel rispetto delle procedure aziendali e delle autorizzazioni previste. B. Pianificazione e coordinamento della comunicazione aziendale
• Pianificazione della comunicazione: contribuire alla definizione del piano di comunicazione interna ed esterna, traducendo le priorità aziendali in iniziative, contenuti, canali, tempistiche e attività operative.
• Comunicazione interna: coordinare la predisposizione e la diffusione di comunicazioni istituzionali, aggiornamenti aziendali, messaggi della Direzione e informazioni rivolte ai dipendenti, in collaborazione con HR e con le funzioni interessate.
• Comunicazione esterna e istituzionale: coordinare la realizzazione di contenuti e materiali destinati a clienti, partner, stakeholder, istituzioni e altri interlocutori esterni, assicurando coerenza con l’identità, i valori e gli indirizzi aziendali.
• Redazione e revisione dei contenuti: predisporre, revisionare e adattare testi, presentazioni, comunicazioni, newsletter, materiali informativi e contenuti istituzionali in funzione dei destinatari e dei canali utilizzati.
• Gestione dei canali di comunicazione:



coordinare l’aggiornamento e la qualità dei contenuti pubblicati sui canali aziendali, quali sito web, newsletter, social media e altri strumenti digitali, ove presenti.
• Coerenza dell’identità aziendale: contribuire all’applicazione delle linee guida di comunicazione e degli standard grafici e redazionali, assicurando uniformità dei messaggi e dei materiali prodotti.
• Comunicazioni sensibili e reputazionali: predisporre, in raccordo con l'AD/CEO e con le funzioni competenti, i contenuti relativi a comunicazioni strategiche, situazioni delicate o potenzialmente rilevanti per l’immagine aziendale, sottoponendoli alle necessarie approvazioni prima della diffusione.
• Monitoraggio della comunicazione: verificare l’avanzamento delle iniziative previste dal piano, il rispetto delle scadenze e dei budget approvati e, ove disponibili, i risultati e gli indicatori di efficacia, proponendo azioni di miglioramento. C. Eventi, fornitori e iniziative aziendali
• Organizzazione di eventi aziendali: pianificare e coordinare eventi interni ed esterni, visite aziendali, incontri istituzionali, iniziative rivolte ai dipendenti e altri appuntamenti aziendali, curandone gli aspetti organizzativi, logistici e comunicativi.
• Coordinamento dei fornitori: gestire i rapporti operativi con agenzie di comunicazione, grafici, tipografie, fotografi, organizzatori di eventi e altri fornitori, predisponendo brief, coordinando le revisioni e verificando la qualità e la puntualità delle consegne.
• Gestione di tempi e costi: monitorare scadenze, avanzamento delle attività e spese relative alle iniziative assegnate, nel rispetto dei budget approvati e delle procedure aziendali.
• Valutazione dei risultati: raccogliere feedback e dati relativi agli eventi e alle attività di comunicazione, elaborando indicazioni utili per migliorare l’efficacia delle iniziative successive.
• Miglioramento continuo: individuare occasione di semplificazione dei processi, miglioramento dei flussi informativi e sviluppo degli strumenti di comunicazione, proponendo soluzioni coerenti con le priorità aziendali.

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