Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo

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Azienda

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Realtà dinamica, operante nel settore dei servizi finanziari e professionali

Descrizione Lavoro

La Risorsa si occuperà di:

A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti

- Presidio della reception e accoglienza qualificato di clienti, partner e visitatori

- Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.

- Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.

- Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.

B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato

- Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.

- Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.

- Gestione e rendicontazione delle note spese.

- Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.

C. Supporto alla Responsabile area amministrativa

- Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.

- Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.

- Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.

- Raccolta, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.





- Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.

D. Office Management e supporto organizzativo

- Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.

- Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.

- Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.

- Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.

Competenze ed esperienza

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:

Competenze ed esperienze

- Esperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.

- Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.

- Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni.

- Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.

Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate.

Competenze personali e attitudinali





- Cortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale.

- Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli.

- Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative.

Completa l'offerta

- Retribuzione annua lorda compresa tra 32.000 € e 35.000 €

- Ccnl commercio

- Buoni pasto del valore di 9 €.

Sede: Milano Centro, NO SMARTWORKING, lavoro in presenza

Orario di lavoro: full-time, dal lunedì al venerdì, secondo la seguente articolazione:

- Dal lunedì al giovedì: 09:00 - 18:00, con un'ora di pausa pranzo.

- Venerdì: 08:30 - 17:30, con un'ora di pausa pranzo.

Flessibilità oraria: è richiesta la disponibilità, in occasione di specifiche e saltuarie esigenze aziendali (ad esempio riunioni, eventi o incontri con clienti), a prolungare l'orario ordinario, comunque non oltre le ore 19:00, nel rispetto della normativa e delle disposizioni contrattuali applicabili.Invitiamo le persone interessate a inviare la propria candidatura. xbvzest

Fatta eccezione per il caso in cui presenti la tua candidatura per posizioni riservate a categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (nel qual caso ti chiediamo di inserire solo conferma della tua appartenenza a tali categorie, senza alcuna ulteriore informazione relativa alla salute o disabilità), la tua candidatura non deve contenere informazioni relative al tuo stato di salute, ivi inclusa l'eventuale appartenenza a una categoria protetta, in quanto non rilevanti per la valutazione della candidatura.

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