Executive Assistant
Pubblicato il 28-10-2026 - RDPeople in Pavia
Ci sono ruoli in cui sei una persona che esegue. E ce ne sono altri in cui sei il punto su cui tutta la struttura si appoggia.
Questo è il secondo tipo.
Per un Family Office milanese — una struttura snella che gestisce e sviluppa il patrimonio della famiglia proprietaria con un approccio imprenditoriale agli investimenti — cerchiamo la persona che terrà insieme l'operatività quotidiana. Non un ruolo di supporto generico: un presidio. Lavorerai a stretto contatto con la Famiglia e il management, con ampia autonomia e la riservatezza assoluta che un contesto come questo richiede.
Di cosa ti occuperai
- Executive support — agende degli azionisti e del management, riunioni, Consigli di Amministrazione, trasferte ed eventi, con la preparazione documentale che li rende efficaci. Filtrerai le informazioni e terrai il filo dei follow-up.
- Presidio dei processi — procedure, flussi autorizzativi, tracker e scadenziari. E la libertà di segnalare cosa non funziona e proporre come migliorarlo: qui le idee pratiche di chi vive l'operatività contano davvero.
- Governance e stakeholder — rapporti operativi con banche, gestori, investitori, studi legali, commercialisti e notai. Sarai il volto organizzativo del Family Office verso l'esterno.
- Documentazione e scadenze — archivi digitali, data room, firma elettronica, scadenze societarie del Family Office e delle partecipate. Accuratezza e classificazione corretta, sempre.
- Office management — fornitori, spazi, servizi, note spese e tutto ciò che serve perché l'ufficio funzioni senza attriti.
Chi stiamo cercando
- 4-5 anni come Executive Assistant, Management Assistant, Family Office o Operations Coordinator, Team Assistant o Office Manager
- provenienza preferibile da Family Office, società di investimento, Private Equity, Asset o Wealth Management, Private Banking, studi professionali internazionali, consulenza o contesti imprenditoriali strutturati
- abitudine a supportare direttamente imprenditori, azionisti o top management
- laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o umanistiche
- ottimo inglese scritto e parlato
- piena padronanza di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams e degli strumenti digitali di collaborazione, archiviazione e firma elettronica
- esperienza consolidata nella gestione di informazioni sensibili, con la consapevolezza degli standard che questo comporta
- Milano centro, prevalentemente in presenza
- tempo indeterminato
- un ruolo centrale in una realtà imprenditoriale snella, con spazio reale per ampliare progressivamente il proprio contributo
L'annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi (L. 903/77 e L. 125/91) e a persone di tutte le età e nazionalità (D.Lgs. 215/03 e 216/03). I dati saranno trattati ai sensi del Reg. UE 2016/679.