Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo
Categoria: Financial Services
Luogo di lavoro: Milano e provincia
La risorsa rappresenterà un rilevante punto di riferimento per l'accoglienza di clienti e interlocutori esterni, per la gestione delle esigenze organizzative dell'Amministratore Delegato e per il supporto operativo alla Responsabile dell'area amministrativa.
La Risorsa si occuperà di:
A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti
- Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori
- Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
- Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
- Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.
B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato
- Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
- Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.
- Gestione e rendicontazione delle note spese.
- Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.
C. Supporto alla Responsabile area amministrativa
- Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.
- Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.
- Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.
- Raccolta,
organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.
- Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.
D. Office Management e supporto organizzativo
- Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.
- Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.
- Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.
- Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.
Requisiti:
Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:Competenze ed esperienzeEsperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni.Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate.Competenze personali e attitudinaliCortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale.Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli.Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative.
Luogo di lavoro: Milano e provincia
La risorsa rappresenterà un rilevante punto di riferimento per l'accoglienza di clienti e interlocutori esterni, per la gestione delle esigenze organizzative dell'Amministratore Delegato e per il supporto operativo alla Responsabile dell'area amministrativa.
La Risorsa si occuperà di:
A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti
- Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori
- Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
- Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
- Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.
B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato
- Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
- Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.
- Gestione e rendicontazione delle note spese.
- Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.
C. Supporto alla Responsabile area amministrativa
- Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.
- Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.
- Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.
- Raccolta,
organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.
- Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.
D. Office Management e supporto organizzativo
- Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.
- Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.
- Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.
- Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.
Requisiti:
Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:Competenze ed esperienzeEsperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni.Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate.Competenze personali e attitudinaliCortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale.Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli.Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative.