Executive Assistant
Pubblicato il 30-10-2026 - Adecco Italia in Varese
Profilo Adecco Lifescience, divisione specializzata del gruppo Adecco, ricerca, per conto di un importante realtà operante nel settore farmaceutico un/una: Executive assistant Responsabilità La risorsa gestirà in linea diretta una figura attualmente impiegata come Office Assistant e addetta alla reception. Si occuperà di:
* Accoglienza di clienti e visitatori e ricezione delle chiamate in entrata.
* Coordinamento e prenotazione delle sale riunioni.
* Gestione delle forniture per ufficio, dell'inventario e degli ordini ai fornitori.
* Organizzazione e mantenimento delle aree comuni e smistamento della posta.
* Pianificazione delle trasferte aziendali e coordinamento di catering/eventi aziendali.
* Gestione di note spese, fatture e supporto amministrativo generale.
* Archiviazione e gestione della documentazione, in conformità con le procedure aziendali.
* Coordinamento dell'onboarding dei nuovi assunti (preparazione del materiale e delle postazioni di lavoro).
* Gestione degli accessi e della sicurezza dell'ufficio (badge, visitatori).
* Predisposizione di report periodici sulle attività amministrative e sui relativi costi.
* Collaborazione con HR e altri dipartimenti per attività operative ed eventi interni.
* Coordinamento degli interventi dell'IT di base e delle richieste hardware/software.
* Calcolo e gestione dei buoni pasto.
* Supporto ai dipendenti nella gestione delle note spese tramite Concur.
* Supporto ai dipendenti nell'utilizzo del sistema di prenotazione viaggi Egencia.
* Gestione del parco auto destinato ai dipendenti. Skill e Professionalità
Requisiti:
* Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
* Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione considerato un plus.
* Esperienza pregressa come receptionist, assistente personale o in ruoli di amministrazione d'ufficio.
* Buona conoscenza della lingua inglese; altre lingue costituiscono un plus.
* Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) e di Internet. Informazioni retributive Si offre:
* Inserimento in somministrazione a tempo determinato di 6 mesi con Adecco. È prevista possibilità di proroga.
* CCNL: Commercio 3° livello
* RAL: 15K Vantaggi
* Orario: part-time di 20 ore settimanali articolato su turni di mattina oppure di pomeriggio
* È previsto un inserimento iniziale part-time (20 ore settimanali), con prospettiva di trasformazione a full-time nel medio periodo. Informazioni Aggiuntive
* Modalità di lavoro: in sede
* Zona di lavoro: Milano Nord Ovest I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679). ATTENZIONE: Abbiamo rilevato la presenza in rete di molti annunci falsi; prendi visione dei nostri consigli per riconoscere i tentativi di truffa sulla pagina dedicata al phishing su adecco.it. Adecco Italia S.p.
A. (Aut. Min. Prot. N.1100-SG del 26.11.2004). by helplavoro.it