Coordinatore di ufficio back office
COORDINATORE DI UFFICIO BACK OFFICE
Responsabilità principali
- Assicurare il corretto funzionamento della sede, coordinando le attività organizzative, logistiche e amministrative connesse.
- Pianificare e organizzare le attività formative svolte presso la sede, garantendo un'accoglienza professionale e un'esperienza positiva per corsisti e docenti.
- Gestire i rapporti con i fornitori coinvolti nella manutenzione della struttura e nell'erogazione dei servizi di sede.
- Curare la gestione documentale e amministrativa relativa alla sicurezza e al rispetto delle procedure aziendali.
- Gestire le attività di back office relative alle vendite occasionali con ritiro diretto presso la sede.
- Garantire ordine, efficienza e corretto utilizzo degli spazi aziendali.
Attività
Gestione della sede
- Coordinamento delle attività quotidiane necessarie al corretto funzionamento della sede.
- Gestione dei fornitori relativi a pulizie, manutenzioni, servizi generali e approvvigionamenti.
- Supervisione degli spazi comuni, delle sale riunioni e delle aule formative.
- Organizzazione degli interventi di manutenzione ordinaria e segnalazione delle necessità straordinarie.
Organizzazione dei corsi e della formazione tecnica
- Pianificazione e gestione logistica dei corsi tecnici organizzati presso la sede.
- Predisposizione delle aule e verifica delle dotazioni necessarie allo svolgimento delle attività formative.
- Coordinamento dell'accoglienza di docenti, relatori e partecipanti.
- Organizzazione di coffee break,
catering e servizi di ristorazione collegati agli eventi formativi.
- Gestione delle prenotazioni alberghiere e dei pernottamenti dei corsisti, quando necessari.
- Supporto operativo durante lo svolgimento dei corsi e degli eventi aziendali.
Back office e amministrazione
- Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa di competenza.
- Emissione e gestione di bolle e documentazione relativa alle consegne occasionali con ritiro diretto presso la sede.
- Gestione dei fornitori di servizi e relativamente alla sede.
- Aggiornamento e monitoraggio della documentazione necessaria alle attività operative.
Sicurezza e adempimenti
- Supporto alla gestione della documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro.
- Monitoraggio delle scadenze documentali e coordinamento con consulenti e fornitori esterni.
- Supporto nell'organizzazione di visite ispettive, verifiche e attività periodiche previste dalle procedure applicabili.
Competenze richieste
- Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
- Precisione nella gestione amministrativa e documentale.
- Buone capacità relazionali con fornitori, clienti e collaboratori interni.
- Autonomia operativa e capacità di gestire priorità e imprevisti.
- Buona padronanza degli strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office.
- Attitudine al problem solving e all'organizzazione di eventi e attività formative.
Orario lavorativo
Tempo parziale 6 ore
Inquadramento organizzativo
Riporta a Responsabile di Sede
Responsabilità principali
- Assicurare il corretto funzionamento della sede, coordinando le attività organizzative, logistiche e amministrative connesse.
- Pianificare e organizzare le attività formative svolte presso la sede, garantendo un'accoglienza professionale e un'esperienza positiva per corsisti e docenti.
- Gestire i rapporti con i fornitori coinvolti nella manutenzione della struttura e nell'erogazione dei servizi di sede.
- Curare la gestione documentale e amministrativa relativa alla sicurezza e al rispetto delle procedure aziendali.
- Gestire le attività di back office relative alle vendite occasionali con ritiro diretto presso la sede.
- Garantire ordine, efficienza e corretto utilizzo degli spazi aziendali.
Attività
Gestione della sede
- Coordinamento delle attività quotidiane necessarie al corretto funzionamento della sede.
- Gestione dei fornitori relativi a pulizie, manutenzioni, servizi generali e approvvigionamenti.
- Supervisione degli spazi comuni, delle sale riunioni e delle aule formative.
- Organizzazione degli interventi di manutenzione ordinaria e segnalazione delle necessità straordinarie.
Organizzazione dei corsi e della formazione tecnica
- Pianificazione e gestione logistica dei corsi tecnici organizzati presso la sede.
- Predisposizione delle aule e verifica delle dotazioni necessarie allo svolgimento delle attività formative.
- Coordinamento dell'accoglienza di docenti, relatori e partecipanti.
- Organizzazione di coffee break,
catering e servizi di ristorazione collegati agli eventi formativi.
- Gestione delle prenotazioni alberghiere e dei pernottamenti dei corsisti, quando necessari.
- Supporto operativo durante lo svolgimento dei corsi e degli eventi aziendali.
Back office e amministrazione
- Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa di competenza.
- Emissione e gestione di bolle e documentazione relativa alle consegne occasionali con ritiro diretto presso la sede.
- Gestione dei fornitori di servizi e relativamente alla sede.
- Aggiornamento e monitoraggio della documentazione necessaria alle attività operative.
Sicurezza e adempimenti
- Supporto alla gestione della documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro.
- Monitoraggio delle scadenze documentali e coordinamento con consulenti e fornitori esterni.
- Supporto nell'organizzazione di visite ispettive, verifiche e attività periodiche previste dalle procedure applicabili.
Competenze richieste
- Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
- Precisione nella gestione amministrativa e documentale.
- Buone capacità relazionali con fornitori, clienti e collaboratori interni.
- Autonomia operativa e capacità di gestire priorità e imprevisti.
- Buona padronanza degli strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office.
- Attitudine al problem solving e all'organizzazione di eventi e attività formative.
Orario lavorativo
Tempo parziale 6 ore
Inquadramento organizzativo
Riporta a Responsabile di Sede