Impiegato/A Segreteria Affari Generali E Facility
Adecco Italia S.
P.
A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility. La preghiamo di leggere attentamente le informazioni contenute in questo annuncio di lavoro per comprendere esattamente cosa ci si aspetta dai potenziali candidati. Area di appartenenza: Area Amministrativa. Riporto gerarchico: Direzione Amministrativa. Scopo della posizione: Garantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.
- Principali responsabilità Amministrazione, Segreteria e supporto organizzativo: Supporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza. Organizzare appuntamenti, riunioni. Predisporre verbali, report e presentazioni. Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale. Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.
- Gestione affari generali: Coordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi). Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze. Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di servizi.
- Facility Management: Coordinare interventi manutentivi degli spazi comuni. Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori. Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie. Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.
- Area Risorse Umane:
Monitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.). Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti. Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.). Collaborazione con APL per contratti. Supporto a Sicurezza e Atmosfera: Gestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni. Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie. Supportare audit interni ed esterni. Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.
- Attività operative: Gestione posta e corrieri, supporto reception. Inserimento richieste manutentive. Supporto organizzativo agli uffici. Verifica stato avanzamento interventi manutentivi. Aggiornamento scadenziari. Verifica fatture fornitori servizi generali. Reportistica costi servizi e manutenzioni. Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.
Competenze tecniche richieste: Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office. Utilizzo di gestionali aziendali ERP. Conoscenza della gestione documentale. Capacità di gestione fornitori e servizi generali. Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro. Capacità di gestione scadenze e archivi.
Competenze trasversali: Precisione e affidabilità. Riservatezza. Capacità organizzativa. Problem solving. Flessibilità operativa. Orientamento al servizio. Capacità relazionali. Autonomia e responsabilità. La figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.
Il Quinto Livello (5° Livello) del CCNL Ortofrutticoli e Agrumari € 1.653,71 lordi al mese. Si offre assunzione diretta in azienda. xrtlpzc Tempo indeterminato.
P.
A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility. La preghiamo di leggere attentamente le informazioni contenute in questo annuncio di lavoro per comprendere esattamente cosa ci si aspetta dai potenziali candidati. Area di appartenenza: Area Amministrativa. Riporto gerarchico: Direzione Amministrativa. Scopo della posizione: Garantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.
- Principali responsabilità Amministrazione, Segreteria e supporto organizzativo: Supporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza. Organizzare appuntamenti, riunioni. Predisporre verbali, report e presentazioni. Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale. Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.
- Gestione affari generali: Coordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi). Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze. Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di servizi.
- Facility Management: Coordinare interventi manutentivi degli spazi comuni. Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori. Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie. Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.
- Area Risorse Umane:
Monitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.). Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti. Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.). Collaborazione con APL per contratti. Supporto a Sicurezza e Atmosfera: Gestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni. Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie. Supportare audit interni ed esterni. Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.
- Attività operative: Gestione posta e corrieri, supporto reception. Inserimento richieste manutentive. Supporto organizzativo agli uffici. Verifica stato avanzamento interventi manutentivi. Aggiornamento scadenziari. Verifica fatture fornitori servizi generali. Reportistica costi servizi e manutenzioni. Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.
Competenze tecniche richieste: Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office. Utilizzo di gestionali aziendali ERP. Conoscenza della gestione documentale. Capacità di gestione fornitori e servizi generali. Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro. Capacità di gestione scadenze e archivi.
Competenze trasversali: Precisione e affidabilità. Riservatezza. Capacità organizzativa. Problem solving. Flessibilità operativa. Orientamento al servizio. Capacità relazionali. Autonomia e responsabilità. La figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.
Il Quinto Livello (5° Livello) del CCNL Ortofrutticoli e Agrumari € 1.653,71 lordi al mese. Si offre assunzione diretta in azienda. xrtlpzc Tempo indeterminato.