Responsabile reception
Descrizione del ruolo
Il ricevimento è il cuore della Tenuta Montemagno, che accoglie l’ospite e ne cura il soggiorno per rendere unica e memorabile ogni esperienza. Cerchiamo un/una leader che sappia rappresentare pienamente il senso dell’ospitalità Tenuta Montemagno al fine di raggiungere l’obiettivo operativo e assicurando la massima soddisfazione dell’ospite. La figura che cerchiamo si occuperà dell’accoglienza, dell’organizzazione e coordinamento delle operazioni quotidiane del ricevimento, del servizio prenotazioni, degli eventi, della concierge e del portiere di notte.
Il ruolo riporta direttamente alla Direzione del Relais.
Le principali responsabilità del ruolo includono:
- guidare il piccolo team di Front Office (che si occupa di Ricevimento, Prenotazioni, Gruppi & Eventi, Concierge e Notti) organizzandone il lavoro e motivandolo a fornire un servizio efficiente e di alta qualità a tutti gli ospiti di Tenuta Montemagno
- agire come modello di riferimento del reparto Front Office, di dare l’esempio ai collaboratori dimostrando un atteggiamento positivo, proattivo e professionale in qualsiasi momento.
- offrire la migliore assistenza possibile agli ospiti, garantendo visibilità e disponibilità, stabilendo con loro un rapporto cordiale, professionale e duraturo
- aggiornare e migliorare le procedure operative del reparto
- supportare tutti i reparti operativi fornendo la massima assistenza e disponibilità agli ospiti interni
- organizzare, coordinare e pianificare eventi e gruppi, garantendo la completa soddisfazione degli ospiti.
- organizzare site-inspections,
visite guidate in hotel con potenziali clienti, mantenendo con loro solide relazioni professionali
- negoziare blocchi di camere, tariffe, spazi per eventi, menu e servizi del resort secondo le esigenze degli organizzatori e dell’hotel.
- organizzare e preparare contratti ed Ordini di Servizio per gruppi ed eventi quando necessario.
- garantire una comunicazione costante tra la squadra del Front Office e gli altri reparti
- supportare la squadra nella gestione delle prenotazioni, degli ospiti in arrivo ed in partenza quando necessario
- verificare che la comunicazione digitale (via email, Whatsapp, Vertical Booking e/o altri sistemi digitali aziendali) venga effettuata regolarmente nelle diverse fasi del “guest journey”, dalla comunicazione pre-soggiorno al check-out
- pianificare gli orari di servizio ed organizzare l’adeguata copertura dei turni in base ai flussi di arrivi e partenze; gestire il piano ferie annuale
- organizzare e condurre riunioni periodiche con il personale riguardanti, ad esempio: eventi futuri, discussione degli Ordini di Servizio, segnalazione ospiti VIP in arrivo, gestione esigenze formative, standards di servizio, piani ferie.
- gestire con efficienza le richieste,
le situazioni critiche e le lamentele degli ospiti, assicurando una risoluzione completa e soddisfacente.
- esaminare le prestazioni lavorative quotidiane della squadra
- organizzare il passaggio di consegne tra i turni
- identificare le esigenze formative dei membri della squadra e organizzare sessioni di formazione pratica per il reparto quando necessario
- effettuare valutazioni e discussioni periodiche della performance dei collaboratori
- analizzare i commenti, le opinioni, i risultati GSS Qualitando e delle recensioni raccolte tramite Data Appeal Suite e condividerli con i collaboratori
- svolgere altre ragionevoli attività manageriali e progetti inerenti al ruolo assegnati dalla Direzione
Chi cerchiamo:
Il candidato/a ideale ha
- esperienza pregressa in ruoli di supervisione o management maturata nel Ricevimento di hotels/resort di lusso; preferibile esperienza nella gestione degli Eventi.
- mentalità aperta al cambiamento ed all’innovazione, impegnato/a, con buone capacità di gestione del tempo, organizzazione e comunicazione, leadership, ambizione alla crescita professionale.
- conoscenza fluente di inglese ed italiano. La conoscenza di altre lingue è un ulteriore vantaggio
- capacità di mantenere un atteggiamento positivo in un atmosfera di lavoro gratificante ma esigente.
- capacità di coordinare i reparti assegnando compiti e priorità diverse.
- capacità di lavorare in squadra
- propensione alla risoluzione dei problemi
- Conoscenza di software gestionale alberghiero
- Conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).
Il ricevimento è il cuore della Tenuta Montemagno, che accoglie l’ospite e ne cura il soggiorno per rendere unica e memorabile ogni esperienza. Cerchiamo un/una leader che sappia rappresentare pienamente il senso dell’ospitalità Tenuta Montemagno al fine di raggiungere l’obiettivo operativo e assicurando la massima soddisfazione dell’ospite. La figura che cerchiamo si occuperà dell’accoglienza, dell’organizzazione e coordinamento delle operazioni quotidiane del ricevimento, del servizio prenotazioni, degli eventi, della concierge e del portiere di notte.
Il ruolo riporta direttamente alla Direzione del Relais.
Le principali responsabilità del ruolo includono:
- guidare il piccolo team di Front Office (che si occupa di Ricevimento, Prenotazioni, Gruppi & Eventi, Concierge e Notti) organizzandone il lavoro e motivandolo a fornire un servizio efficiente e di alta qualità a tutti gli ospiti di Tenuta Montemagno
- agire come modello di riferimento del reparto Front Office, di dare l’esempio ai collaboratori dimostrando un atteggiamento positivo, proattivo e professionale in qualsiasi momento.
- offrire la migliore assistenza possibile agli ospiti, garantendo visibilità e disponibilità, stabilendo con loro un rapporto cordiale, professionale e duraturo
- aggiornare e migliorare le procedure operative del reparto
- supportare tutti i reparti operativi fornendo la massima assistenza e disponibilità agli ospiti interni
- organizzare, coordinare e pianificare eventi e gruppi, garantendo la completa soddisfazione degli ospiti.
- organizzare site-inspections,
visite guidate in hotel con potenziali clienti, mantenendo con loro solide relazioni professionali
- negoziare blocchi di camere, tariffe, spazi per eventi, menu e servizi del resort secondo le esigenze degli organizzatori e dell’hotel.
- organizzare e preparare contratti ed Ordini di Servizio per gruppi ed eventi quando necessario.
- garantire una comunicazione costante tra la squadra del Front Office e gli altri reparti
- supportare la squadra nella gestione delle prenotazioni, degli ospiti in arrivo ed in partenza quando necessario
- verificare che la comunicazione digitale (via email, Whatsapp, Vertical Booking e/o altri sistemi digitali aziendali) venga effettuata regolarmente nelle diverse fasi del “guest journey”, dalla comunicazione pre-soggiorno al check-out
- pianificare gli orari di servizio ed organizzare l’adeguata copertura dei turni in base ai flussi di arrivi e partenze; gestire il piano ferie annuale
- organizzare e condurre riunioni periodiche con il personale riguardanti, ad esempio: eventi futuri, discussione degli Ordini di Servizio, segnalazione ospiti VIP in arrivo, gestione esigenze formative, standards di servizio, piani ferie.
- gestire con efficienza le richieste,
le situazioni critiche e le lamentele degli ospiti, assicurando una risoluzione completa e soddisfacente.
- esaminare le prestazioni lavorative quotidiane della squadra
- organizzare il passaggio di consegne tra i turni
- identificare le esigenze formative dei membri della squadra e organizzare sessioni di formazione pratica per il reparto quando necessario
- effettuare valutazioni e discussioni periodiche della performance dei collaboratori
- analizzare i commenti, le opinioni, i risultati GSS Qualitando e delle recensioni raccolte tramite Data Appeal Suite e condividerli con i collaboratori
- svolgere altre ragionevoli attività manageriali e progetti inerenti al ruolo assegnati dalla Direzione
Chi cerchiamo:
Il candidato/a ideale ha
- esperienza pregressa in ruoli di supervisione o management maturata nel Ricevimento di hotels/resort di lusso; preferibile esperienza nella gestione degli Eventi.
- mentalità aperta al cambiamento ed all’innovazione, impegnato/a, con buone capacità di gestione del tempo, organizzazione e comunicazione, leadership, ambizione alla crescita professionale.
- conoscenza fluente di inglese ed italiano. La conoscenza di altre lingue è un ulteriore vantaggio
- capacità di mantenere un atteggiamento positivo in un atmosfera di lavoro gratificante ma esigente.
- capacità di coordinare i reparti assegnando compiti e priorità diverse.
- capacità di lavorare in squadra
- propensione alla risoluzione dei problemi
- Conoscenza di software gestionale alberghiero
- Conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).